留學(xué)申請是個(gè)系統(tǒng)的過程，每個(gè)細(xì)節(jié)里都有同學(xué)們的心血。過程中也常常免不了跟學(xué)校溝通，以便及時(shí)解決問題。
給大學(xué)寫郵件是最最最常見的溝通方式，不管你是DIY，還是通過機(jī)構(gòu)申請，會發(fā)郵件都是留學(xué)申請過程中的必備技能，到校上課后更加重要。
郵件溝通適用于問題并非十萬火急，需要清晰表達(dá)、傳遞文件、或保留溝通記錄等情況。
整體來說，郵件的成本更低，時(shí)間更自由，精力消耗最少。掌握好以下幾點(diǎn)，它會是非常有效的溝通方式。
1. 找到對的人
跟學(xué)校溝通，要先根據(jù)問題類別找到正確的部門，否則郵件轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，到不了負(fù)責(zé)人手中，只會白白浪費(fèi)時(shí)間。
與本科錄取相關(guān)的問題，跟 undergraduate admission office 溝通
與碩士錄取相關(guān)的問題，跟 postgraduate admission office 溝通
針對某個(gè)專業(yè)/課程的問題，跟 programme director 或?qū)W院負(fù)責(zé)人溝通
與語言課相關(guān)的問題，跟 language center 溝通
與宿舍申請/分配相關(guān)的問題，跟 accommodation office 溝通
系統(tǒng)無法登陸或網(wǎng)頁無法使用，跟IT部門溝通
.........
如果不確定自己要問的問題由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)，可以在發(fā)送給一個(gè)部門時(shí)抄送另一個(gè)部門。
比如交完學(xué)費(fèi)未收到學(xué)校的收款確認(rèn)，大家可以給cashier office發(fā)郵件的同時(shí)，抄送admission office。因?yàn)楦鱾€(gè)學(xué)校處理事情的流程不盡相同，無法明確知道這件事由收款辦公室處理，還是招生辦公室負(fù)責(zé)，同時(shí)發(fā)送可節(jié)省時(shí)間。
如果不想讓對方知道你同時(shí)發(fā)給了兩個(gè)人，可以選擇密送，收件人互相不可見。
聯(lián)系方式可以從以下途徑找到：
1）學(xué)校以往發(fā)來的郵件：發(fā)件人郵箱，或者郵件內(nèi)容、落款中都有可能找到你想要的聯(lián)系郵箱；
2）學(xué)校offer或其他文件：文件頁眉、頁腳中通常都有聯(lián)系方式，文件內(nèi)容中也可能附有郵箱或電話；
3）學(xué)校官網(wǎng)：如果前兩種方式都沒找到想要的郵箱，就可以去官網(wǎng)查找，先看contact 中是否有具體郵箱；admission office的郵箱通常藏在Study / Apply / Prospective Student 項(xiàng)目下。
2. 標(biāo)題很重要
學(xué)校每天處理大量郵件，尤其是申請高峰期，招生辦公室的老師們都在超負(fù)荷工作。如果你的郵件標(biāo)題沒擬好，會發(fā)現(xiàn)學(xué)校經(jīng)?；卮鸬梦牟粚︻}，解決不了你的問題。
溝通講求效率，有些大公司內(nèi)部郵件甚至要求直接把core points寫在標(biāo)題中，只看標(biāo)題就能將問題分類。
做到標(biāo)題完全體現(xiàn)內(nèi)容不現(xiàn)實(shí)，但至少要告訴學(xué)校你要做的是什么。標(biāo)題中建議體現(xiàn)的內(nèi)容包括：
郵件類型
如 Enquiry / Status follow up / New Application / Request
問題類型
如 Entry Requirements Enquiry of MSc Management programme
你的身份
如果已遞交申請，可加上姓名和學(xué)生號，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563
如果未遞交申請，處在問詢階段，可以對自己的身份進(jìn)行歸類，如 Enquiry of application timeline for international postgraduate applicants
提示信息
需要對方特別重視的信息，可以放在標(biāo)題中，如Postgraduate students accommodation application for Fall 2020 intake, airport pick-up required
特殊標(biāo)示
緊急郵件請標(biāo)“Urgent”，需要找具體負(fù)責(zé)人，可以寫“Atten + 姓名”，要求或不要求回復(fù)，可加“Response (not) required”
3. 郵件內(nèi)容
一封郵件通常包含的內(nèi)容有：
對方稱呼
加上對方稱呼，或者簡單打個(gè)招呼，是基本的社交禮貌。
Dear Admission Officer
Dear Professor
Dear Sir/Madam
Dear Mr. James
Hi Sara,
Hello Ms. Forrest
根據(jù)對方的身份以及你與對方的熟悉程度選擇合適的稱呼，初次溝通通常用Dear，已經(jīng)熟悉了可以用Hi或Hello。
你是誰
簡單介紹自己，讓對方了解你的身份。
比如
I am an international applicant interested in applying for the MSc Marketing programme.
或者
I just submitted my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2020, and my application number is 123456.
你要干什么
說明來意，用簡單的語言告訴對方你想做什么。不要過分介紹背景，不要大段鋪墊，不要找各種理由，不要復(fù)雜地描寫心理活動(dòng)，除非你要做的事真的非解釋不可，或者你寫郵件就是為了解釋特殊情況。
許多歪果仁和我們的腦回路不一樣，你鋪墊太多他們就找不到重點(diǎn)了，忽略了你真正想表達(dá)的內(nèi)容。就算要介紹背景，也建議先直擊重點(diǎn)表達(dá)意圖，再引入背景介紹。
你想讓對方做什么
這部分很重要，千萬不要讓對方去猜。你希望對方回答你的問題，還是給你發(fā)送文件，或者盡快審理你的申請，用簡潔而禮貌的方式表達(dá)出來，包括你有什么特殊要求。
結(jié)束語
結(jié)束時(shí)，禮貌地表示感謝或祝愿。不需要太冗長，否則對方反而覺得不適。
比如：
Thank you for your time and patience
Have a nice day
Best regards
Warm regards
Sincerely yours
Best wishes
落款
落款處是自己的姓名，可附帶聯(lián)系方式以及學(xué)生號，或者其他能夠讓學(xué)校辨別你身份的信息。
細(xì)心的同學(xué)可能發(fā)現(xiàn)了，小編反復(fù)提到簡單、簡潔等字眼，因?yàn)猷]件不同于essay或者statement，它的主要功能是傳達(dá)信息，太冗長的郵件學(xué)校極有可能不回復(fù)，或者回復(fù)特別慢。
大量處理郵件時(shí)，我們習(xí)慣將清晰明了，方便解決的郵件在第一輪隨手處理，需要時(shí)間去閱讀或查詢的郵件標(biāo)起來有時(shí)間再解決，冗長而無實(shí)際信息量的郵件就極有可能被舍棄。
如果一封郵件中需要解決的問題較多，建議標(biāo)出序號，分條列點(diǎn)寫清楚，不要讓閱讀郵件者去找條理劃重點(diǎn)，誰都不想做閱讀理解呀~
4. 郵件 Manner
同一封郵件不要多次發(fā)
有些同學(xué)為了引起對方注意，同一封郵件發(fā)3封甚至5封，很容易引起對方反感。試想一下，超級忙的一天，你收到3封一模一樣的郵件，心里想不想罵人。有些強(qiáng)迫癥患者，還會去比對每封郵件是不是完全一樣，"大家來找茬"，這個(gè)游戲在忙亂的時(shí)候可一點(diǎn)也不好玩。
不要所有郵件都標(biāo)urgent
真正緊急的郵件，鼓勵(lì)同學(xué)們標(biāo)注緊急符號，但如果每封郵件都標(biāo)，就不是一個(gè)好習(xí)慣，看起來像個(gè)任性的孩子。
圖片或文件發(fā)送
正文中盡可能不要直接添加圖片或文件，對方很可能無法查看，添加到附件中更穩(wěn)妥。文件不要太大，調(diào)整大小后再發(fā)送，太大的文件下載會有問題。同一份文件的多個(gè)頁面，學(xué)會用Adobe PDF合并后再發(fā)送。
謙和有度，據(jù)理力爭
一方面，我們盡可能彬彬有禮，態(tài)度謙和。
常用的敬語包括：
Could you please help ...
Please kindly advise...
Is it possible to...
May I expect...
Who should I address to...
I sincerely hope...
I would be grateful if...
It's a great favor that...
通常情況下，情態(tài)動(dòng)詞的過去式表達(dá)出的敬意要高于現(xiàn)在時(shí)。
另一方面，恭謙有禮不代表無下限忍讓。我們需要有禮，更要有理。當(dāng)受到不合理對待，或者學(xué)校處理有失公允時(shí)，我們要擺出事實(shí)與依據(jù)，爭取自己的權(quán)益。
當(dāng)然，郵件畢竟不是即時(shí)通信工具，獲取信息上會有延遲甚至遺漏。有時(shí)候，學(xué)校郵箱中積累了成百上千封未讀郵件，處理完已經(jīng)是幾天之后，有時(shí)候不小心點(diǎn)開了郵件卻未回復(fù)，很容易導(dǎo)致漏回，我們苦苦等待的回信可能永遠(yuǎn)也不會有。
所以！需要即刻解決的問題，還是電話更直接！
但是，電話溝通對英語口語要求高，臨場反應(yīng)能力也要快，很多同學(xué)對跨國電話唯恐避之不及。大家可以把握一下其中的“度”。
