漲姿勢(shì)！怎樣給導(dǎo)師寫(xiě)一封得體的電子郵件？！

出國(guó)讀書(shū)，給教授寫(xiě)郵件是每個(gè)留學(xué)生必須要經(jīng)歷的事情。不論是預(yù)約教授時(shí)間，請(qǐng)教問(wèn)題，表達(dá)感謝都學(xué)要通過(guò)郵件完成。一封得體的郵件既可以幫你達(dá)到目的還能為你在教授心中留下一個(gè)好的印象。

可是一封得體的郵件絕沒(méi)有你想象中的那么容易，合適的稱呼，準(zhǔn)確的用句，完美的語(yǔ)法以及正確的落款都需要得到同學(xué)們的注意，而這些好習(xí)慣的養(yǎng)成，也會(huì)有益于今后的職業(yè)生涯。那么，怎樣寫(xiě)一封得體的郵件呢？筆者在此就一一為你解答。

如何稱呼教授

每位老師都有著不同的職稱，也就是”title”: "Assistant Professor," "Associate Professor," or "Professor," or “Lecturer”. 那么問(wèn)題來(lái)了，你在寫(xiě)稱呼時(shí)需要非常具體的寫(xiě)出老師的title么？答案是個(gè)大大的否定。 

大多數(shù)的教授可并不希望，你用他的職稱來(lái)界定和描述他。老師的職稱并不重要，在你的郵件中表達(dá)出合適的尊重就會(huì)得到任何一個(gè)教授的贊賞。那么你該如何稱呼你的老師呢？

一般來(lái)說(shuō)如果你用了這個(gè)公式就絕對(duì)沒(méi)有問(wèn)題了。"Dear Professor Last-name.” 或者如果你確定老師有PhD學(xué)位，你也可以這樣寫(xiě)：”Dear Dr Last-name”. 當(dāng)然如果你的教授是女士，你也可以使用“Mrs." 或者”Ms.” . 需要強(qiáng)調(diào)的是前者只適合已婚女士，如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。

千萬(wàn)不要使用老師的姓，除非他要求你。即使是"Dear Jim Green" 在很多的重視禮貌的教授看來(lái)，也是非常不尊敬的稱呼。最后需要注意的是，一定要檢查名字是否拼寫(xiě)正確，你可以不希望老師剛看到郵件就對(duì)你產(chǎn)生了不好的印象。

準(zhǔn)確清晰的填寫(xiě)郵件主題

教授們往往比較忙碌。如果你希望你的郵件能夠達(dá)到快速有效的交流，好的郵件主題就必不可少了。如果你之前沒(méi)有和郵件有過(guò)郵件往來(lái)，默認(rèn)的方法就是：你的課程名稱，你的課程時(shí)間以及你的郵件主題。比如：”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm,  Question about data collection for project”. 這就是一個(gè)非常清晰的郵件主題了。只看到郵件主題，教授就可以對(duì)你的郵件內(nèi)容以及你的身份有了個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)。

永遠(yuǎn)永遠(yuǎn)不要發(fā)送一封沒(méi)有主題的郵件。

簡(jiǎn)要禮貌的介紹發(fā)郵件的原因

包含兩點(diǎn)：

1、再次對(duì)自身情況進(jìn)行介紹。如所學(xué)課程，課程時(shí)間等。

2、簡(jiǎn)要介紹郵件原因。

例文如下：

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

如果你遇見(jiàn)到可能會(huì)有的問(wèn)題

你可以提出一個(gè)解決的方案

在寫(xiě)郵件的過(guò)程中，需要考慮到可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，并建議一個(gè)相對(duì)可行的解決方案。

例如：

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?

避免中式思維

按照大多數(shù)中國(guó)學(xué)生的思維慣式，在向教授提問(wèn)或者發(fā)出邀請(qǐng)時(shí)，開(kāi)門見(jiàn)山往往顯得不太禮貌。我們的習(xí)慣是先繞繞有的沒(méi)的，再回到主題?；蛘撸绻瑫r(shí)有幾個(gè)問(wèn)題要提，中國(guó)學(xué)生也習(xí)慣于把最重要的問(wèn)題放在最后一個(gè)而不是第一個(gè)。筆者就曾有過(guò)這樣的尷尬，同時(shí)發(fā)了三個(gè)問(wèn)題，最后一個(gè)最重要的放在了最后，結(jié)果教授只回答了前兩個(gè)。在決定寫(xiě)作結(jié)構(gòu)和問(wèn)題優(yōu)先次序時(shí)，我們需要先考慮清楚一下兩個(gè)問(wèn)題：

1、外國(guó)人習(xí)慣認(rèn)為第一個(gè)就是最重要的，最后一個(gè)相反不是，否則也不會(huì)有l(wèi)ast but not least 這樣的句子了；

2、教授的時(shí)間非常緊，他更期待看到一目了然的郵件。

所以下次寫(xiě)郵件的時(shí)候，同學(xué)們千萬(wàn)記住，開(kāi)門見(jiàn)山，重點(diǎn)問(wèn)題放第一，是非常有效率且不會(huì)不禮貌的行為。（當(dāng)然還是不能忘了先進(jìn)行自我介紹）

注意你的署名

屬下你的全名，包括first name 和last name. 此處需要注意的是，如果你的郵箱名稱也是你的姓名的話，請(qǐng)讓兩者保持一致。

對(duì)于大多數(shù)中國(guó)學(xué)生而言，你的學(xué)校郵箱往往是你的中文名字。而有的學(xué)生喜歡在郵件末尾署上自己的英語(yǔ)名，這點(diǎn)是不提倡的。保持兩者名字的一致，避免讓教授感到混亂。

反復(fù)檢查，避免錯(cuò)誤

郵件發(fā)出去就是收不回的了，你可不想因?yàn)檎Z(yǔ)法問(wèn)題而給教授留下不好的印象。所以語(yǔ)法的檢查至關(guān)重要。多讀幾次，實(shí)在不行，就使用一些語(yǔ)法檢測(cè)軟件來(lái)避免錯(cuò)誤。

當(dāng)然，除了語(yǔ)法之外，語(yǔ)氣、郵件結(jié)構(gòu)、目的是否清晰都需要反復(fù)確認(rèn)。

在教授回復(fù)后

一定要再次回復(fù)

一旦教授回復(fù)郵件，一定要再次回復(fù)，表達(dá)感謝或已經(jīng)收到郵件。一些固定的句式可以幫助你達(dá)到這個(gè)目的。

例如：

“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”

當(dāng)然如果你的問(wèn)題沒(méi)有在郵件中得到解決，那么可以繼續(xù)在郵件中與教授約定面談時(shí)間。

盡量使用校用郵件

每個(gè)學(xué)校都有用于內(nèi)部溝通的郵件系統(tǒng)。使用校用郵件發(fā)送信息，可以避免郵件直接被丟進(jìn)垃圾箱而沒(méi)有被教授查收。而且，使用校用郵件可以幫助教授了解你的信息，更有利于溝通交流

注意語(yǔ)言使用得體

要記住這是一封寫(xiě)給教授的溝通郵件，而不是寫(xiě)給朋友圈或者facebook上的評(píng)論。有三點(diǎn)一定要注意：

1、慎用表情符號(hào)：表情符號(hào)如：）或者：o等等。當(dāng)然，筆者也遇到過(guò)教授的回信里有使用類似符號(hào)的。所以，表情符號(hào)不是不可以使用， 而是在摸清楚教授的喜好之后再?zèng)Q定是否使用。在不了解教授之前，你可不想因?yàn)橛昧^(guò)猛而適得其反。

2、不要使用縮寫(xiě)。Facebook上的縮寫(xiě)大致和國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言一樣，大多流行于年輕人，且都不太正式。以下這段時(shí)筆者在請(qǐng)教教授如何寫(xiě)采訪信時(shí)教授的回復(fù)，個(gè)人覺(jué)得非常能夠說(shuō)明問(wèn)題：

“While traditional manners seem to be slipping in the internet age, they are still appreciated by many people — and people are more likely to help you if you treat them with traditional good manners.”

由此可見(jiàn)，對(duì)于大多數(shù)的教授而言，他們還是非?？粗睾玫亩Y貌的。

3、不要大寫(xiě)

大寫(xiě)單詞有提醒注意的作用。所以很多同學(xué)都喜歡在重要的地方采用大寫(xiě)來(lái)突出重點(diǎn)。殊不知大寫(xiě)是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈的感情的方式。沒(méi)有人喜歡喊叫的，而且這并不禮貌。

不要過(guò)分殷情

不禮貌的極端就是太禮貌，或者說(shuō)有些殷情。在郵件中表現(xiàn)出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛?lè)畛小Ｗ鹬亟淌诘耐瑫r(shí)，也要尊重自己。不卑不亢方可得到對(duì)方的尊重。

其實(shí)寫(xiě)郵件并不難，只要掌握了基本的規(guī)則，做到邏輯清晰，無(wú)語(yǔ)法毛病，目的明確，就能夠?qū)懗鲆环獾皿w的電子郵件。

最后附上一封例文，以供大家學(xué)習(xí)：

Subject:  COMM190: Advisor Request

Message:

Dear Dr. Jennings,

This is Cassandra Ingalls. I’m currently in your Communications 190 class, but I’ve taken additional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would ask you first.

Please let me know at your earliest convenience if you would be willing to become my advisor.

Thank you very much,

Cassandra Ingalls

COMM190, Section 1

以上內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)