一，從發(fā)證機關(guān)的圖中方面我們可以了解辦理材料的時候需要接觸哪些機構(gòu)和組織。除了大學(xué)之外，其他的機關(guān)我們只需要按照規(guī)定好的程序和要求申請即可。但是大學(xué)的材料辦理情況卻不盡相同。例如清華北大這樣的國內(nèi)一流大學(xué)已經(jīng)設(shè)立了專門為出國留學(xué)學(xué)生開具外語材料的專門部門，但對于大部分并未設(shè)立此種部門的大學(xué)來說，就需要同學(xué)們自己去調(diào)查負責(zé)此類事宜的部門和老師。一般來說，首先需要和學(xué)校教務(wù)處，或者學(xué)院教務(wù)處的老師進行溝通和確認。這里要特別強調(diào)一下推薦信，有些日本的學(xué)校需要該校規(guī)定的格式專用紙，這就要求在開具材料時把文字內(nèi)容提前打印在格式用紙上。
大學(xué)開具的所有材料都必須加蓋公章和出具日期，這個日期不是畢業(yè)證上的畢業(yè)日期，而是開具證明材料當(dāng)日的日期。
二，日本大學(xué)所需要的證明材料需要必須是英語或者日語做成。具體是日語還是英語可以根據(jù)自己的情況來決定。例如日語專業(yè)的同學(xué)一般都會開日語材料，但理工科的同學(xué)一般開具英語材料會更方便。同時也盡量將材料打印在學(xué)校官方的文頭紙上，這樣的材料比較正規(guī)也比較美觀。
三，公證書需要在大學(xué)所在城市的涉外業(yè)務(wù)的公證處進行辦理。公證處辦理材料一般是次級選擇，如果可以在學(xué)校能夠開具材料則不需要去公證處辦理。通常有兩種情況可能必須要去公證處辦理：首先是國內(nèi)大學(xué)無法開具英語或者日語材料的時候，這就需要在公證處翻譯并公證;其次是針對自考，成教等學(xué)歷教育畢業(yè)的同學(xué)，由于學(xué)籍管理等方面的問題本校無法開具所需證明材料，這時候通過公證處開具公證書就是必要的。
四.高等教育學(xué)歷認證中心開具的學(xué)歷認證報告是目前很多日本的大學(xué)需要中國留學(xué)生必須提交的。一般如果要求提交此項材料則不需要再提交大學(xué)開具的證明材料。認證報告的語言只有中文和英語，目前由于認證需求較大，高等教育學(xué)歷認證中心已經(jīng)在東京的銀座設(shè)立了其日本辦事處，一般可在5個工作日就拿到認證報告，相比國內(nèi)申請大大節(jié)約了時間。
五.語言考試機構(gòu)有很多，這里要提示大家的是在報考方面要根據(jù)學(xué)校的要去提出相應(yīng)的成績報告形式;例如托福成績很多學(xué)校要求必須是考試機構(gòu)ETS的直發(fā)形式而不接受發(fā)給個人轉(zhuǎn)交的成績報告單;對于日語能力考試吃夠恒基，有些學(xué)校則要求提交日語能力成績合格證明書，此項材料需要單獨申請。
六.在沒有日語能力考或留考日語成績的情況下，日語學(xué)校發(fā)行的日語學(xué)習(xí)證明在符合該大學(xué)院對于日語成績證明要求的情況下也可以起到代替以上兩鐘成績證明的作用。有一些私立大學(xué)會要求提供日語學(xué)校的出勤率證明作為參考。
七.關(guān)于銀行出具的存款證明，有些學(xué)校會要求報考學(xué)生提供銀行存款資金證明。在日本辦理這個材料需要最少提前一天去銀行辦理相關(guān)的手續(xù)。而經(jīng)費負擔(dān)計劃則一般是由學(xué)生個人填寫，但填寫的金額需要符合實際情況。
