申請(qǐng)日本的碩士留學(xué)寫套磁信是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，郵件作為溝通教授與學(xué)生的主要工具，在給教授發(fā)郵件時(shí)有哪些要點(diǎn)呢?今天小編為大家介紹給日本教授的套磁郵件的注意這九大事項(xiàng)：
1.有力的主題
我們每天在收件箱里會(huì)收到大量的電郵。教授們也一樣，每天都有大量的郵件需要處理。想讓你的郵件脫穎而出吸引教授注意的話，給它起一個(gè)吸引眼球的主題就很重要了。主題的選擇還要確保和電郵內(nèi)容密切相關(guān)。同時(shí)，如果回復(fù)時(shí)能換個(gè)套磁信郵件主題，就會(huì)比默認(rèn)的“回復(fù)：”好很多，也會(huì)便于教授快速了解信件內(nèi)容。
2.正確地發(fā)送
把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關(guān)的電子郵件。試想一下，如果把本要發(fā)給田中教授的信發(fā)給了山田教授，那么山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時(shí)的心情也就可想而知了。更關(guān)鍵的是，我們的整個(gè)留學(xué)申請(qǐng)可能就此被中斷。因此，在發(fā)送之前一定要檢查一下收信人及抄送人(如果有的話)，確保我們的信件順利到達(dá)正確的收件人手中。
3.語法準(zhǔn)確無誤
在電子郵件中看到錯(cuò)誤是很使人厭煩的。尤其對(duì)于大學(xué)教授而言，他們通常對(duì)文字具有更高的敏感性，同時(shí)也對(duì)語言上錯(cuò)誤有更低的包容性。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯(cuò)誤語法只會(huì)降低自己在收件人眼中的公信力，這種錯(cuò)誤往往成本太高，還是避而遠(yuǎn)之為好。
4.言簡(jiǎn)意賅
人們的注意力是有限的，每個(gè)人都想盡快讀完郵件，提高工作效率。大學(xué)教師們每天都要接觸大量的文字內(nèi)容，在讀郵件的時(shí)候尤其不喜歡冗長(zhǎng)復(fù)雜的長(zhǎng)篇大論。因此，盡可能在你的電郵中使用簡(jiǎn)單明了的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調(diào)，像是“最后但并非最不重要的”，盡量用直接而有禮貌的表達(dá)方式來寫郵件。
5.適當(dāng)?shù)母袷?/strong>
你郵件的所有內(nèi)容盡量不要都放在一段，這會(huì)使讀者很難理解你的意思。為了便于教授清晰快速地讀出你的意思，最好把郵件的內(nèi)容分為幾段式。還要避免有很多從句的長(zhǎng)句復(fù)雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點(diǎn)，標(biāo)題和用于說明的副標(biāo)題。
6.適當(dāng)?shù)拇朕o
像緊急、重要這類的詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時(shí)候使用這些詞，你的郵件對(duì)收件人來說就會(huì)顯得沒有價(jià)值。而且在留學(xué)申請(qǐng)過程當(dāng)中，教授們不希望看到這類給人急迫感的用詞。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時(shí)候才選取這類詞匯。
7.了解目標(biāo)群體
你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出于這個(gè)目的，你應(yīng)該十分了解你的讀者，在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什么。這就要求你在聯(lián)系教授之前，盡量充分了解教授的相關(guān)研究，做到有備而來。
8. 給出回復(fù)的截止日期
如果你的郵件需要回復(fù)，那么郵件中應(yīng)該給回復(fù)人明確指出截止時(shí)間。但是在留學(xué)申請(qǐng)的郵件中，通常不贊成為教授指明回復(fù)日期，而是盡量用委婉地話語來提醒教授看到郵件后記得回復(fù)。
9. 給出明確的行動(dòng)指令
如果你的郵件要求讀者完成某項(xiàng)行動(dòng)或任務(wù)，那么指令應(yīng)該清晰明了。比如說在聯(lián)系教授的時(shí)候，你想要讓教授回答自己提出的一個(gè)關(guān)于申請(qǐng)的疑問，那你就最好明確寫出希望教授對(duì)這一問題進(jìn)行回復(fù)。
以上內(nèi)容就是小編為大家整理的跟教授溝通時(shí)需要注意的九大事項(xiàng)，對(duì)于教授的套磁 回復(fù)內(nèi)容大家一定要重視起來，并且應(yīng)盡快回復(fù)，和教授保持良好且有效的溝通是你走向成功的關(guān)鍵。
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